На основании Плана проведения плановых проверок деятельности органов государственной власти Республики Алтай и должностных лиц органов государственной власти Республики Алтай на 2019 год, согласованного с Прокуратурой Республики Алтай (номер плана в ФГИС ЕРП 2019014053) и утвержденного приказом Комитета по делам ЗАГС и архивов Республики Алтай от 22 октября 2018 г. № 79 была проведена одна плановая выездная проверка Министерства здравоохранения Республики Алтай.
Результаты проверки зафиксированы в проверочном листе и акте проверки № 1 от 22 февраля 2019 года.
В проверяемой организации под архивохранилища выделено отдельное помещение, не соответствующее нормативным требованиям по организации хранения документов архивного фонда Российской Федерации. Сохранность документов в ведомственном архиве организации не обеспечивается комплексом мероприятий. В архивохранилищах не соблюдаются температурно-влажностный, световой и санитарно-гигиенический режимы хранения архивных документов. Отсутствует гигрометр, не ведется журнал учета температурно-влажностного режима.
Объем архивных документов, его численное количество, хранящиеся в ведомственном архиве, не представляется возможным узнать ввиду отсутствия основных учетных документов архива – описей. Имеющиеся в архивохранилище документы не закартонированы, располагаются на приспособленных деревянных полках. Дверь в архивохранилище деревянная. В архивохранилище отсутствуют топографические указатели. Отсутствует книга (журнал) выдачи дел во временное пользование, не ведется учет использования архивных документов. Отсутствует книга поступления и выбытия архивных документов, сведения о передачи документов на государственное хранение в Госархив Республики Алтай.
Основные учетные документы, нормативно правовые документы организации ведомственного архива требуют доработки и переработки (номенклатура дел, описи, положение об архиве, положение об экспертной комиссии организации).
Все вышеизложенные замечания сочли грубыми нарушениями, ввиду чего был составлено Предписание об устранение нарушений.
Учитывая практику проведения плановых проверок прошлого года, а так же результаты проверки за 1 квартал 2019 года отмечаются типичные нарушения такие как:
- Отсутствие ответственного лица за ведение ведомственного архива.
- Недостаточное внимание за ведение и организацию ведомственного архива.
- Помещение архива не соответствует нормативным требованиям по организации хранения документов архивного фонда Российской Федерации.
- Нарушение установленного порядка хранения архивных документов: архивные документы размещаются на деревянных стеллажах.