Обобщение результатов проверок органов ЗАГС Республики Алтай, проведенных Управлением Минюста России по Республике Алтай в 2015 году

        Руководствуясь статьей 4 Федерального закона от 15.11.1997 № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния», Положением об Управлении Министерства юстиции  Российской Федерации по субъекту (субъектам), утв. приказом Минюста России от  03.03.2014 № 26, а также  Административным регламентом исполнения Министерством юстиции Российской Федерации государственной функции по осуществлению   контроля  и   надзора   в  сфере  государственной регистрации актов гражданского состояния, утвержденным  приказом Минюста России от 20.12.2012 № 212 (далее – Административный регламент № 212), Управлением Минюста России по Республике Алтай (далее - Управление) в 2015 году проведено 5 плановых проверок органов, осуществляющих государственную регистрацию актов гражданского состояния на территории Республики Алтай (далее – органы ЗАГС). Внеплановые проверки не проводились.

Проверки проводились в соответствии с Планом проверок органов ЗАГС на территории Республики Алтай, утв. приказами Управления от 30.12.2015 № 114, от 30.06.2015 № 50, от 17.08.2015 № 73. План доводился до сведения Комитета по делам записи актов гражданского состояния и архивов Республики Алтай (далее – Комитет ЗАГС) и размещался на официальном сайте Управления.

В рамках реализации надзорных функций проводились проверки органов ЗАГС на предмет соблюдения действующего законодательства при: государственной регистрации актов гражданского состояния; внесении  исправлений или изменений в записи актов гражданского состояния; выдаче повторных свидетельств и справок о государственной регистрации актов гражданского состояния; формировании архивных фондов; восстановлении и аннулировании записей актов гражданского состояния и совершении иных юридически значимых действий, также проверялись:

книги государственной регистрации актов гражданского состояния (актовые книги);

документы, являющиеся основанием для государственной регистрации актов гражданского состояния, восстановления и аннулирования записей актов гражданского состояния, а также их исправления (изменения);

документы по внесению исправлений (изменений) в записи актов гражданского состояния;

журналы учета заявлений и (или) заявления граждан о государственной регистрации актов гражданского состояния, совершении иных юридически значимых действий и иные документы, представленные в связи с государственной регистрацией актов гражданского состояния и совершением иных юридически значимых действий;

платежные документы, подтверждающие полноту и своевременность уплаты государственной пошлины за государственную регистрацию актов гражданского состояния и совершение иных юридически значимых действий;

документы, подтверждающие предоставление в порядке, установленном нормативными правовыми актами Российской Федерации, сведений о государственной регистрации актов гражданского состояния, а также документы, касающиеся формирования архивных фондов.

В рамках реализации государственной функции в части контроля за осуществлением полномочий Российской Федерации на государственную регистрацию актов гражданского состояния проверялись:

вопросы учета и хранения бланков свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния, являющихся документами строгой отчетности;

работа с обращениями граждан, в том числе жалобами на действия (бездействие) органов ЗАГС, своевременность их рассмотрения;

проведение мероприятий по защите и сохранности информации.

При проведении проверок проверялось соблюдение органами ЗАГС  Республики Алтай положений следующих нормативных правовых актов Российской Федерации: Конституции Российской Федерации, части первой Гражданского кодекса Российской Федерации, Семейного кодекса Российской Федерации, Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации, главы 25.3 части второй Налогового кодекса Российской Федерации; Федерального закона от 15.11.1997 №143-ФЗ «Об актах гражданского состояния» (далее - Федеральный закон № 143-ФЗ); Федерального закона  от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», постановления Правительства Российской Федерации от 06.07.1998 № 709 «О мерах по реализации Федерального закона «Об актах гражданского состояния»; постановления Правительства Российской Федерации от 31.10.1998 №1274 «Об утверждении форм бланков заявлений о государственной регистрации актов гражданского состояния, справок и иных документов, подтверждающих государственную регистрацию актов гражданского состояния», постановления Правительства Российской Федерации от 17.04.1999 №432 «Об утверждении Правил заполнения бланков записей актов гражданского состояния и бланков свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния» (далее - Правила); приказа Минюста России от 28.03.2014 № 47 «Об утверждении форм бланков записей актов гражданского состояния»; приказа Минюста России от 25.06.2014 № 142 «Об утверждении форм бланков свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния»; приказа Федеральной архивной службы и Министерства юстиции  Российской Федерации от 02.08.1999 №38/230 «Об утверждении Правил передачи в государственные архивы книг государственной регистрации актов гражданского состояния, собранных из первых экземпляров записей актов гражданского состояния, и метрических книг»; приказа Минюста России от 29.11.2011 № 412 «Об утверждении Административного регламента предоставления государственной услуги по государственной регистрации актов гражданского состояния органами, осуществляющими государственную регистрацию актов гражданского состояния на территории Российской Федерации» (далее – Административный регламент № 412); приказа Министерства иностранных дел Российской Федерации и Министерства юстиции Российской Федерации от  29.06.2012 №10489/124 «Об утверждении Административного регламента Министерства иностранных дел  Российской Федерации и Министерства юстиции Российской Федерации по предоставлению государственной услуги по истребованию личных документов» и др.

В ходе проверок в соответствии с требованиями Административного регламента № 212, проводилось анкетирование населения об удовлетворенности услугами в сфере государственной регистрации актов гражданского состояния.

Срок проверки органа ЗАГС составил 5-20 рабочих дней.

Проверки деятельности органов ЗАГС проводились комиссией либо одним специалистом Управления.

При проведении проверок применялсявыборочный метод. По результатам проверки составлялсяакт проверки, который вручался руководителю органа ЗАГС.

По итогам проведенных проверок в 2015 году Управлением внесено всего 2 предписания начальникам органов ЗАГС об устранении выявленных нарушений.

Информация о нарушениях в деятельности органов ЗАГС, выявленных в ходе проверок, доводилась до сведения Комитета ЗАГС.

Анализ результатов проверок показывает, что в целом на территории Республики Алтай государственная регистрация актов гражданского состояния осуществляется в соответствии с требованиями действующего законодательства.

Вместе с тем, органами ЗАГС допускались нарушения требований нормативных правовых актов Российской Федерации в указанной сфере.

          

Нарушения федерального законодательства, допускаемые

при государственной регистрации актов гражданского состояния 

Государственная регистрация рождения

 

- внарушениетребований п.6 Правилуказываетсянеполное (неверное)официальноенаименованиемедицинского учреждения, выдавшего документ, подтверждающий факт рождения ребенка;  

- в  графе 9 актовых записей о рождении в нарушение п. 21 Правил вносятсясведения о родившемся ребенке с указанием каким по счету ребенок является в семье (первым, вторым, третьим и т.д.);

-в нарушение п. 9 Правил,в большинстве случаев,оттиск печати органа ЗАГС не занимает часть наименования должности лица, подписавшего документ.

                        Государственная регистрация заключения брака

 

- в нарушение п. 4 Правилимеют место случаи несоблюдения порядка заполнения граф «Место рождения», «Место жительства» и «Место смерти»;

- в нарушение п.6 Правил в некоторых актовых записях о заключении брака указывается некорректное название учреждений, выдавших справки, послужившие основанием для снижения срока государственной регистрации брака;

- в нарушениетребований п.7 Правил в актовых записях о заключении брака,в графе 14, допускаются сокращения слов;отсутствует дата документов, явившихся основанием для сокращения срока регистрации брака, в то время как на самих документах, приобщенных к заявлению гражданина по форме №7, дата указана;

- внарушение п. 9 Правилв некоторых актовых записях о заключении брака печатьотделаЗАГСне занимает часть наименования должности лица, подписавшего документ;

- в нарушениеп.27 Правил в графе 5 бланка записи акта о заключении браканевернозаписывается возраст лиц, заключивших брак, на момент государственной регистрации заключения брака;

- в нарушение требований заполнения  заявления о заключении брака (форма№ 7) не вноситсяотметка о записи акта о заключении брака;неверно указываетсягражданство; не вносятся сведения в п. 8 заявления – сведения о прекращении предыдущего брака;

-  в нарушение  ст.26 Федерального закона № 143-ФЗ  не указывается: возраст заявителей на день государственной регистрации заключения брака; фамилия, имя и отчество заявителей; фамилия, которую избирают лица, вступающие в брак; а также не в полном объеме заполняются реквизиты документов, удостоверяющих личности вступающих в брак;

- допускаются нарушения месячного срока заключения брака и государственной регистрации заключения брака, установленного п. 2 ст. 27 Федерального закона № 143-ФЗ.

Государственная регистрация расторжения брака

 -не всегда соблюдаютсятребования п. 6 Правил по указанию полного официального наименования органа, решение которого является основанием для государственной регистрации расторжения брака;

- вактовых записях о расторжении брака,  в графе№ 16 «Иные сведения и служебные отметки»,указываются  сведения, не предусмотренные п.18 Правил;

- в нарушениеп.7 Правил при заполнении бланков актовых записейо расторжении бракадопускаетсясокращениеслов;

- в нарушениеп.9 Правилоттиск печатиотдела ЗАГСне занимает часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В ходе проверок выявленынарушения порядка оплаты государственной пошлины за государственную регистрацию заключения и расторжения брака установленного приказом Минюста России от 07.03.2013 № 29 «О бюджетных полномочиях администраторов доходов федерального бюджета и главных администраторов доходов бюджетов субъектов Российской Федерации (местных бюджетов) территориальных органов Министерства юстиции Российской Федерации», в части неверного указанияКДБК.

               Государственная регистрация усыновления (удочерения)

 

- в нарушение ст. 42 Федерального закона № 143-ФЗ в запись акта об усыновлении не всегда вносится полное наименование суда; дата составления и номер записи акта о заключении брака усыновителей, а также наименование органа записи актов гражданского состояния, которым произведена государственная регистрация заключения брака усыновителей;

- в нарушение п. 39 Правил не всегда указываются сведения о фамилии матери ребенка после заключения брака.

 

                  Государственная регистрация установления отцовства

 

- бланки заявлений об установлении отцовства (на основании решения суда) не соответствуют форме № 14, заполняются в пределах не одной, а двух сторон листа;

- в нарушение ст. 54 Федерального закона № 143-ФЗ в заявлениях об установлении отцовства (на основании решения суда, форма № 14) заявителями не всегда указывается нужное основание  для установления отцовства (решение суда об установлении отцовства или об установлении факта признания отцовства);

-  при заполнении пункта «в» графы № 17 актовых записей  специалистами отделов ЗАГС не всегда подчеркивается нужное основание для установления отцовства.

                        Государственная регистрация перемены имени

- в нарушение п. 4 Правил не соблюдается последовательность указания места жительства;

- в нарушение п. 8 Правил в актовой записи о перемене имени не всегда проставляется подпись начальника отдела ЗАГС;

- согласно п. 18, 19, 47 Правил в графе 12 «Иные сведения и служебные отметки» указываются:

сведения, обусловленные особыми обстоятельствами государственной регистрации конкретного акта гражданского состояния, а также реквизиты повторных свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния и реквизиты выданных гражданам справок, подтверждающих государственную регистрацию актов гражданского состояния;

сведения о внесении исправлений или изменений и реквизиты документа, на основании которого они были внесены;

в случае государственной регистрации перемены имени лицом, не достигшим совершеннолетия, в гр. 12указываются реквизиты документа, подтверждающего согласие родителей (усыновителей или попечителя) на перемену имени лицом, не достигшим совершеннолетия.

Однако отделами ЗАГС в указанную графу вносятся сведения о сообщении перемены имени граждан в архив, Комитет ЗАГС, отделы военного комиссариата РА, отделы федеральной миграционной службы России по Республике Алтай и т.д. Указание таких сведений не является обязательным;

- в нарушение п. 46 Правил подпись лица, переменившего имя, в графе 10 не соответствует его фамилии, указанной в графе 1;

- в нарушение п. 2 ст. 58 Федерального закона № 143-ФЗ перемена имени лицу была произведена отделом ЗАГС не по месту его жительства и не по месту его рождения;

- в нарушение ст. 59 Федерального закона № 143-ФЗ в заявлении о перемене имени не всегда указываются сведения о месте рождения (гр.3), реквизиты записи акта о рождении (гр.4), о семейном положении (состоит или не состоит в браке, вдов(а), разведен (а)) (гр.7), сведения о детях, не достигших совершеннолетия (гр.8), причины перемены фамилии, собственно имени, отчества (гр.9);

- имеют место случаи несоблюдения срока, установленного п. 6 ст. 60 Федерального закона№ 143-ФЗ, а именно срока извещения территориального органа федерального органа исполнительной власти, уполномоченного на осуществление функций по контролю и надзору в сфере миграции,по месту жительства заявителя – семь дней со дня государственной регистрации перемены имени;

- в нарушениеп. 4 ст. 4 Федерального закона от 28.03.1998 № 53 – ФЗ «О воинской обязанности и военной службе»отделы ЗАГС не всегда соблюдаютдвухнедельный срок сообщениявоеннымкомиссариатамсведенийо внесении изменений в акты гражданского состояния граждан, состоящих на воинском учете или не состоящих, но обязанных состоять на воинском учете.

Государственная регистрация смерти

 

- в нарушение п. 6 Правил некорректно указывается официальное наименование медицинских учреждений, документы которых послужили основанием для составления актовых записей о смерти.

 

Кроме того, отделами ЗАГС Республики Алтай допускаются нарушения Инструкции по делопроизводству. Типичными для всех нарушениями являются:

- неверное указание индекса, года заведения и наименование дела, не соответствующих индексам, годам заведения и наименованиям дел, указанных в номенклатуре дела;

- отсутствие индекса дела и года его заведения на корешке дела;

- отсутствие дел (нарядов), предусмотренных номенклатурой дел;

- не заполнение итоговых записей о количестве дел и графы 5 номенклатуры дела;

- не соблюдение правил подшивки документов дела в соответствии с заголовком дела;

- отсутствие даты утверждения актов об уничтожении документов с истекшим сроком хранения.

Также в ходе проверки актовых книг по всем видам  регистрации за 2014 год подтвердился факт, указанный в письме Комитета ЗАГС от 13.05.2015 (исх. № 629), о преждевременном использовании с 01.07.2014 форм бланков записей актов гражданского состояния, утв. приказом Минюста России от 28.03.2014 № 47, который вступил в силу 01.07.2015. Уполномоченными лицами на проведение проверок, отмечено, что данный факт не повлек за собой нарушений прав и законных интересов граждан.

Помимо этого, члены комиссии в ходе проверок столкнулись с некоторыми вопросами, требующими единообразного применения в практике органов ЗАГС.

Так, например, членам комиссии в некоторых отделах ЗАГС не были представлены заявления о смерти по форме № 16. Согласно пояснениям начальников отделов, данные заявления граждане не заполняют, начиная с 2012 года, поскольку в соответствии со ст. 66 Федерального закона № 143-ФЗ заявить о смерти гражданина можно в устной форме. 

По мнению  членов комиссии, такая практика по принятию от граждан заявлений о смерти, исключает возможность проверки соблюдения требований п.8 Административного регламента № 412 в части осуществления государственной регистрации смерти в день обращения заявителя.

Кроме этого, стало необходимым изучить вопрос о переименовании номенклатурного дела «Копии решений суда (выписки) о восстановлении, аннулировании записей актов гражданского состояния» на дело «Копии решений суда (выписки) о восстановлении, аннулировании записей актов гражданского состояния. Заявления граждан о восстановлении, аннулировании актов гражданского состояния на основании решения суда», т.к. заявления о восстановлении и аннулировании актовых записей на практике органов ЗАГС подшиваются в разные номенклатурные дела, в связи с чем возникают некоторые затруднения при проверке всей цепочки действий при восстановлении и аннулировании актовых записей. Также рекомендовано принимать от граждан заявления о восстановлении и аннулировании актов гражданского состояния на основании решения суда в произвольной форме с приложением соответствующего решения.

В ходе проверок также было обращено внимание на единообразное применение наименования персональных дел лиц, переменивших фамилию (имя, отчество).

Выводы:

          Основными причинами допущенных нарушений являются недостаточное знание федерального законодательства, невнимательность и небрежность сотрудников органов ЗАГС при государственной регистрации актов гражданского состояния и заполнении бланков записей актов гражданского состояния.

         Результаты проведённых проверок свидетельствуют, что большинство нарушений и недостатков, выявленных в ходе предыдущих проверок, устранено, сделанные замечания учитываются в ходе дальнейшей работы.

  При этом, Управление отмечает, что в отделах ЗАГС наблюдается тенденция к снижению допускаемых органами ЗАГС нарушений действующего федерального законодательства, что свидетельствует о результативности проводимых Управлением контрольных и надзорных мероприятий, эффективности взаимодействия между Управлением и Комитетом ЗАГС по предупреждению нарушений законодательства при государственной регистрации актов гражданского состояния, а также аналитическая, консультационная работа сотрудников Управлений.

Отделпо делам

 некоммерческих организаций, контролю

и надзору в сфереадвокатуры, нотариата,

государственной регистрации актов

     гражданского состояния